Kontext der Organisation

Für den erfolgreichen Aufbau und den wirksamen Betrieb eines BCMS ist eine präzise Analyse der organisatorischen Rahmenbedingungen von zentraler Bedeutung. Das BCMS ist so auszurichten, dass es den Bedürfnissen und Anforderungen relevanter Interessengruppen entspricht. Auf diese Weise wird sichergestellt, dass das BCMS zweckmäßig konzipiert, implementiert und aufrechterhalten wird.

In verinice besteht die Möglichkeit, die für die jeweilige Unit relevanten Scope-Objekte zu erfassen. Hierzu zählen insbesondere:

• die Institution,
• der BCMS-Geltungsbereich,
• die Interessengruppen,
• externe Dienstleister sowie
• – sofern erforderlich – einzelne Organisationseinheiten der Institution.

Ein Scope kann beliebige Fachobjekte einschließlich anderer Scopes enthalten. Unterhalb eines Scopes lassen sich verschiedene organisatorische Einheiten abbilden und logisch gruppieren, um eine strukturierte und transparente Darstellung der unterschiedlichen Scopes zu gewährleisten.

Die Abbildung einzelner Institutionen dient zudem dazu, den jeweiligen BCMS-Geltungsbereich eindeutig einer Institution zuzuordnen. Diese Zuordnung ist erforderlich, um Reports gezielt auswerten zu können. Reports werden stets über einen konkreten Scope-Subtyp ausgeführt. Durch Hinzufügen der Teile kann gesteuert werden, welche Objekte in einem Report berücksichtigt werden sollen.

Anforderungen identifizieren und modellieren

Im Anschluss an die Definition des organisatorischen Kontextes können Anforderungen identifiziert werden – beispielsweise die Erwartungen und Bedürfnisse der Interessengruppen oder Anforderungen, die sich aus anderen Scopes ergeben. Aus diesen Informationen werden anschließend die spezifischen Anforderungen an das BCMS abgeleitet und erfasst. Für Interessengruppen kann zudem bewertet werden, welchen Einfluss diese auf das BCMS haben.

Nachdem sowohl die Scopes als auch die Anforderungen in verinice angelegt wurden, können diese miteinander verknüpft werden. Hierfür stehen zwei Vorgehensweisen zur Verfügung:

• Unter der jeweiligen Interessengruppe oder einem anderen Scope-Subtypen können im Reiter Control die zugehörigen Anforderungen direkt modelliert werden.

• Alternativ können in der jeweiligen Anforderung unter dem Reiter Zielobjekte die entsprechenden Scopes – beispielsweise Interessengruppen – ausgewählt werden. In diesem Fall erfolgt die Zuordnung der Anforderung zum Scope automatisch.

Das Modellieren der Anforderungen innerhalb eines Scopes ermöglicht zudem die Verwaltung und Nachverfolgung des jeweiligen Umsetzungsstatus.

Festlegung des Geltungsbereichs des BCMS

Über den BCMS-Geltungsbereich wird der konkrete Anwendungsbereich des BCMS definiert. Dabei können sowohl inhaltliche als auch organisatorische Rahmenbedingungen dokumentiert werden. Einerseits lassen sich im BCMS-Geltungsbereich folgende Angaben erfassen:

• der abzusichernde Zeitraum,
• die gewählte Vorgehensweise,
• die Begründung für die Einstufung der BCMS-Stufe,
• die Grenzen und Anwendbarkeit des Systems,
• die Ziele sowie
• die Schnittstellen und Abhängigkeiten zum BCMS.

Andererseits kann die BCMS-Leitlinie oder der/die Business-Continuity-Beauftragte/n (BCB) verknüpft werden.

Dokumenten- und Organisationsstruktur

Für den wirksamen Aufbau und Betrieb des BCMS ist eine klare und nachvollziehbare Organisations- und Dokumentenstruktur zu definieren.

Aufbauorganisation im BCM

Definieren Sie die BC-Aufbauorganisation Ihrer Institution und legen Sie die Verantwortlichkeiten, Rollen und Zuständigkeiten eindeutig fest. Die Aufbauorganisation umfasst sowohl:

• die BC-Vorsorgeorganisation, welche präventive und vorbereitende Strukturen beinhaltet, als auch
• die Bewältigungsorganisation für Notfälle und Krisen (Besondere Aufbauorganisation – BAO). Zur Bewältigungsorganisation zählen unter anderem der Krisenstab, die Kernteams, die situative Erweiterung, die Stabsassistenz sowie die Bewältigungsteams.

In verinice können diese Rollen als Personen-Objekte abgebildet werden. Weisen Sie den einzelnen Rollen über den Reiter Teile die jeweiligen Personen zu, die diese Funktionen übernehmen. Legen Sie alle am BCMS beteiligten Mitarbeitenden als Personen-Objekte an und verknüpfen Sie diese mit den entsprechenden BC-Rollen. So wird sichergestellt, dass sämtliche Zuständigkeiten und Verantwortlichkeiten innerhalb der BC-Organisation klar definiert und nachvollziehbar dokumentiert sind. Darüber hinaus kann jeder Rolle eine Vertretung zugewiesen werden. Zudem lassen sich die zugehörigen Aufgaben, Verantwortlichkeiten und Pflichten direkt in der jeweiligen Rolle dokumentieren.

Dokumentenstruktur im BCM

Unter dem Bereich Dokumente können Sie in verinice auf relevante Nachweise und Steuerungsdokumente verweisen. Dadurch lässt sich eine strukturierte Übersicht der wesentlichen BCM-Dokumente aufbauen, z. B.:

• Richtlinien
• Leitlinien
• Notfallhandbücher
• Alarmierungs- und Kommunikationspläne
• Wiederanlaufpläne

Diese strukturierte Dokumentenverwaltung ermöglicht eine nachvollziehbare Organisation, Versionierung und Pflege aller BCM-relevanten Dokumente.